Cybernetyczna koncepcja transformacji informacyjnych
Pominiemy jednak tutaj zagadnienia wewnętrznej organizacji przedsiębiorstwa jako całości i jego procesów zasileń materiałno-energetycznych i zawęzimy dalsze rozważania tylko do problematyki procesów informacyjnych. Trzeba tu podkreślić ich doniosłą rolę w procesach gospodarczych, a szczególnie w działalności przedsiębiorstw. Najlepiej chyba wagę tych zagadnień odda pogląd O. Kyna i P. Pelikana, że w wielkich jednostkach organizacyjnych nie wszystkie elementy jednakowo przyczyniają się do osiągnięcia celu przez całość, a przeciwnie dominują te, których decyzje mają większy zasięg i uruchamiają działanie większej liczby elementów wykonawczych .
Trzeba jednak pamiętać, że tak traktowane procesy transformowania różnorodnych bodźców wewnątrz układu ?przedsiębiorstwo” wykazują określone zależności, rzutując też na charakter więzi między elementami układu. Oznacza to, że wyodrębniając w ramach układu pewne jednorodne grupy elementów w postaci ?aparatu wykonawczego” i ?aparatu zarządczego”, charakteryzujących się nasileniem odmiennych jakościowo transformacji i realizujących różne funkcje układu, trzeba jednak zapewnić im możliwość sprawnej współpracy. Ciągłość współdziałania zapewni przede wszystkim skonstruowanie sprawnych więzi informacyjnych i ?wtopienie” elementów ?aparatu zarządczego” w całą strukturę układu .
Konieczne w tym celu jest sprecyzowanie szeregu pojęć podstawowych, z których najważniejsze to ?informacja”. Termin ten rozpatrywany może być z kilku punktów widzenia. W klasycznej koncepcji nauk ekonomicznych informację w przedsiębiorstwie stanowi zbiór sygnałów przekazywanych w łinii pionowej między poszczególnymi jego szczeblami. Procesy informacyjne obejmują więc przekazywanie, pracownikom wszystkich szczebli wiadomości (sygnałów) w celu wywołania reakcji kształtujących ich działanie.
Węższy zakres ma pojęcie ?informacje ekonomiczne”, obejmujące wiadomości o zjawiskach gospodarczych zrealizowanych lub planowanych. Wiele nowego do wyjaśnienia istoty informacji wnosi cybernetyka, która wychodząc ze swej głównej zasady podobieństwa budowy i działania układów, niezależnie od ich pochodzenia, charakteryzuje informację jako wszelką wiadomość, którą ludzie, organizmy żywe lub urządzenia techniczne mogą celowo wykorzystać w swych działaniach . W ujęciu tym szerszy jest zakres dawcy i odbiorcy informacji, którymi mogą być na równi z ludźmi urządzenia mechaniczne i automatyczne. Ma to o tyle duże znaczenie, że procesy zarządzania w coraz większym stopniu nasycone są ułatwiającym pracę człowieka wyposażeniem technicznym.
Poza elementem typowo informacyjnym uczestniczą w obiegu informacji następujące składniki:
? nadawcy, wytwarzający i wysyłający określone rodzaje informacji;
? odbiorcy, będący adresatami dla wysyłanych informacji i wykorzystujący je zgodnie z potrzebami i w zakresie przewidzianych dla nich działań;
? kanały informacyjne, tj. linie łączące osoby lub komórki organizacyjne uczestniczące w transformacji informacji;
? techniczne środki procesu informacyjnego w postaci wyposażenia techniczngo, określające sposób obsługi informacji.
Wymienione elementy tworzą system informacyjny, tzn. całokształt metod i środków opracowania informacji, rozpatrywanych w sposób uporządkowany.
System ten ma do spełnienia trzy zadania:
? sprawne przesyłanie informacji od nadawcy do określonego odbiorcy przy zachowaniu jej początkowej treści;
? przechowywanie informacji zgodnie z zapotrzebowaniem na nią odpowiednich szczebli i komórek organizacyjnych;
? przetwarzanie informacji dla podejmowania decyzji, sprawnego zarządzania i kierowania itp.
System informacyjny w przedsiębiorstwie ma na celu stworzenie więzi komunikacyjnej między poszczególnymi komórkami lub stanowiskami kierowniczymi, co. jest podstawą wszelkiej racjonalnie tworzonej całości organizacyjnej działania zespołowego . Ta ścisła zależność systemu informacyjnego i struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa znajduje swoje odbicie w ogólnie stosowanym sposobie budowy modelu organizacji działania zespołowego, gdzie ostatni etap polega na stworzeniu sieci powiązań informacyjnych, umożliwiających min,:
? odbieranie informacji z zewnątrz;
? przetwarzanie otrzymanych informacji i ich rozdzielanie między własne elementy składowe;
? przekazywanie informacji na zewnątrz, do otoczenia.
Ujęcie takie nieco koliduje z tradycyjną koncepcją komunikowania się, bowiem celem jego działania jest uproszczenie sieci informacyjnej dla szybkiej, sprawnej i wysokojakościowej transformacji wszelkich sygnałów i impulsów.
J. Kwejt pisze, że w budowanym nowocześnie systemie informacyjnym przedsiębiorstwa kierunki przepływu informacji nie zawsze są zgodne z uznaną hierarchią organizacyjną. Oznacza to w praktyce przechodzenie z pionowych linii komunikowania się komórek i stanowisk do bardziej efektywnych powiązań poziomych wiążących ogniwa tego samego szczebla lub różnych szczebli, lecz z pominięciem wspólnych dla zwierzchników. Jest to więc jakby usankcjonowanie znanego od dawna powiązania informacyjnego typu ?most Fayola” z rozwinięciem jego zakresu na informacje typu dyrektyw i sprawozdań.
Znaczenie tak rozumianego systemu informacyjnego dla działalności przedsiębiorstwa jest pierwszorzędne. Zgodnie z koncepcjami N. Parkinsona i I. G. Millera zwiększenie zasobu informacji wewnątrz układu i połączenie więzami informacyjnymi jego elementów przynosi w rezultacie spadek entropii układu, zwiększa uporządkowanie jego struktury, działania i podnosi poziom zorganizowania. Jest to więc główne antidotum na naturalne dla wszelkich układów dążenie do rozpadu. Podobny pogląd wyraża J. 0′Shaughnessy mówiąc, iż informacja dla zarządzenia przedsiębiorstwem spełnia takie same funkcje, jak główne światła samochodu dla kierowcy ? światła oświetlają drogę naprzód pozwalając na jazdę szybką i pewną, informacja natomiast umożliwia precyzyjne planowanie i organizowanie działań.