Organizacja produkcji

Aby więc zbudować dopasowany do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa system informacyjny pozwalający na szybkie i sprawne komunikowanie się oraz właściwą wymianę informacji z otoczeniem niezbędne jest rozwiązanie następujących pięciu podstawowych problemów:
?    określenie ilości i rodzajów informacji (według kryterium ich treści), które będą występowały i będą wykorzystywane przez ludzi w procesie działania;
?    ustalenie nadawców wysyłających odpowiednie rodzaje informacji;
?    ustalenie odbiorców wysłanych informacji i zakresu wykorzystania przez nich treści tych sygnałów;
?    określenie liczby, jakości i ukierunkowania poszczególnych kanałów informacyjnych oraz czasu przepływu emitowanych sygnałów,
?    wybór technicznych środków przekazywania, przechowywania i przetwarzania informacji najkorzystniejszych w danych warunkach oraz ustalenia ich formy organizacyjnej.
Jeśli chodzi o ustalenie liczby informacji niezbędnej do sprawnego działania całego systemu, tak informacyjnego jak i organizacyjnego, to proces powinien być prowadzony przy wyodrębnieniu dziewięciu podstawowych obszarów decyzyjnych, ułatwiających w późniejszym okresie zastosowanie nowoczesnej techniki przesyłania i przetwarzania informacji. Obszarami tymi są :
?    problemy kierownictwa, jak np. ustalanie ogólnych i długookresowych celów działania, inspiracja w zakresie metod wytwarzania i kierowania, zakres sterowania i regulowania procesami itp. ;
?    zagadnienia badawcze i rozwojowe w zakresie badania rynków, postępu techniczno-organizacyjnego, metod zarządzania itp.;
?    sprzedaż efektów działalności w sensie akwizycji zamówień, kompletowania dostaw i prac spedycyjnych;
?    planowanie działalności dla okresów wieloletnich, rocznych oraz planowanie operatywne, a także otwieranie zleceń warsztatowych i kontrola produkcji;
?    zaopatrzenie przedsiębiorstwa w niezbędne przedmioty pracy łącznie z zamawianiem i odbiorem dostaw;
? gospodarka zapasami surowcowymi, narzędziowymi, produkcji w toku i wyrobów gotowych;
?    problemy zatrudnienia jak np.: ewidencja zatrudnionych, zarobki, świadczenia socjalne, płynność kadr itp.;
?    majątek trwały w sensie ewidencji stanu i dokonywanych zmian, inwestycji, remontów łącznie z odbiorami, prac konserwacyjnych, analizy wykorzystania itp.;
?    strona finansowa działalności przdsiębiorstwa, a więc zagadnienia rentowności, zysków i strat, dochodów ze sprzedaży, rozliczeń z dostawcami i odbiorcami kosztów działalności, ich analizy itp.
Podział ten, choć na pewno dyskusyjny, ma jedną niewątpliwą zaletę ? może być zastosowany w każdym przedsiębiorstwie i ułatwia pokonywanie trudności wynikających z rozbieżności między funkcjonalnie konstruowanym systemem informacyjnym a szczeblowym systemem organizacyjnym.
Problem drugi tzn. ustalenie nadawców i odbiorców przesyłanych informacji, związany jest nie tylko z wyborem konkretnej osoby, która wysyłałaby lub odbierała i obsługiwała określone informacje. Chodzi tutaj także o zsynchronizowanie działalności elementów procesu informacji z zasadniczymi celami i głównymi zakresami czynności całego układu, a w naszym przypadku całego przedsiębiorstwa. Wymóg powyższy wypływa z nakładania się na siebie procesu zarządzania i procesu informacji w przedsiębiorstwach i nierozerwalności tych dwóch działań.
Trzeci problem można inaczej sformułować jako proces projektowania kanałów łączności, umożliwiających przekazywanie informacji między ludźmi, stanowiskami i komórkami organizacyjnymi i będących warunkiem dobrej koordynacji działania.
Cały natomiast proces przesyłania informacji między składnikami struktury organizacyjnej . Podstawowym elementem tego procesu są kanały informacyjne, przez które odbywa się przesyłanie różnorodnych sygnałów. Są to jak gdyby arterie komunikacyjne wewnątrz przedsiębiorstwa, od których sprawności zależy efektywność zarządzania i wytwarzania.
Z punktu widzenia kierunku przepływu informacji wyróżnia się jedno- i dwukierunkowe kanały łączności. Ten drugi rodzaj oceniany jest jako sprawniejszy w działaniu, umożliwia bowiem bliższą więź zaintegrowanych elementów i jest podstawą procesów regulacyjnych. Z drugiej jednak strony kanały jednokierunkowe w mniejszym stopniu narażone są na szumy obniżające treść sygnałów, mają rezerwy przepustowości i charakteryzują się większą prędkością przekazywania informacji. Projektowanie kanałów łączności, będące pierwszym etapem tworzenia sprzężeń informacyjnych wymaga uwzględnienia takich głównych problemów jak: przepustowość kanałów, jakość i treść przesyłanych informacji, prędkość emisji i odbioru sygnału, sprawność kodowania, czy przyczyny niesprawności połączeń elementów struktury.
Rozwiązanie problemu przepustowości kanałów i dostosowanie jej do zmiennych potrzeb organizacji wymaga szczególnej uwagi, ale jest technicznie rozwiązywalne dzięki pomocy takich dyscyplin jak teoria systemów czy teoria informacji. Otóż przepustowość kanałów informacyjnych jest to największa ilość informacji, w bitach*, jaką kanał może przekazać w jednostce czasu. Olbrzymi wkład pracy dokonany w badaniach J. G. Millera i C. Shąnnona pozwala na postawienie szeregu twierdzeń, uściślających charakterystykę procesów informacyjnych i umożliwiających ich analizę ilością. Przepustowość bowiem kanałów posiada szereg ograniczeń, z których najważniejsze wynika z występowania szumów, rozpraszających informację’ i obniżających jej treść. Zgodnie z tzw. twierdzeniem C. Shannona możliwa do osiągnięcia szybkość informacji w rzeczywistości jest. mniejsza niż ustalona teoretycznie na podstawie zależności przepustowości kanału w (mierzonej w bitach/s) i entropii, informacji H (mierzonej w bitach/symbol). Oznacza to, że entropia informacji biegnącej przez kanał może tylko rosnąć, a; raz zmieniona przez szumy treść informacji, nie może sama ?poprawić się”, zwiększyć zawartą w niej ilość wiadomości, a tym. samym podnieść użyteczność. Druga płynąca stąd konsekwencja to maksymalna prędkość przepływu informacji.
Rozpatrując jednakże szybkość przekazywania informacji, należy pamiętać, że limitują ją nie tylko sprawność urządzeń emitujących sygnały i przepustowość kanałów, ale także człowiek, a ściślej jego ograniczone możliwości odbioru i przyswajania sygnałów, które wynoszą średnio 5 bitów/s.
Przekazywanie informacji bez zmiany (w sensie obniżenia) jej treści uzależnione jest nie tylko od liczby i siły zakłóceń zewnętrznych, tzw. szumów, ale także od relacji jaka zachodzi między wydajnością źródła informacji, albo szybkością, emitowanych sygnałów L, a przepustowością v. Gdy L > v, to niemożliwe jest przekazywanie informacji bez zmiany jej treści. Jeśli natomiast L < v, to jest teoretycznie :możliwe zastosowanie metody bezbłędnego przekazywania wiadomości. Konieczne jest w tym miejscu zastrzeżenie, że w praktyce treść przesyłanej informacji podlega takim samym prawom jak przesyłana energia, tzn. spada jej. początkowy potencjał, staje się mniej użyteczna i zawiera mniejszą ilość wiadomości niż w momencie emisji. Spadek treści jest tym większy im dłuższa jest droga i czas przebiegu informacji. Zmiany treści powstają także przy przechodzeniu informacji przez tzw. ogniwa pośrednie sieci informacyjnej, które zajmują się np. powielaniem sygnałów, czy zmianą kierunku ich drogi. Innego rodzaju zniekształcenia treści informacji powstają przy streszczeniu przesyłanych informacji, kodowaniu ich lub też zwiększaniu stopnia ich szczegółowości.
Aby przeciwdziałać wymienionym czynnikom obniżającym sprawność procesów informacyjnych trzeba budować system informacyjnych sprzężeń w przedsiębiorstwie na nieco odmiennych zasadach niż podawane przez koncepcje tradycyjne. Wzorując się na teorii systemów i cybernetyce wysuniemy szereg sugestii, których realizacja usprawni proces przebiegu informacji i zmniejszy wpływ entropii na jakość sygnałów, a mianowicie:
?    stosowanie barier, w procesie zwiększania liczby i rozdrbbniania elementów struktury organizacyjnej, biorących udział w przesyłaniu, przechowywaniu i przetwarzaniu informacji;
?    dążenie do upowszechnienia kanałów bezpośrednich i eliminacja wszelkich pośrednich elementów przekaźnikowych;
? wprowadzanie dwukierunkowych kanałów informacyjnych, dających podstawy do upowszechniania procesów regulacyjnych;
?    tworzenie kanałów rezerwowych, przynajmniej w tych obszarach decyzyjnych, gdzie niesprawność kanałów i wydłużenie czasu przepływu może spowodować poważne zaburzenia i straty;
? odpowiednie przygotowanie emitowanej informacji dla możliwie największej jej jasności i zwięzłości;
?    dążenie w miarę możliwości do zmniejszenia liczby elementów systemu informacyjnego poprzez ich łączenie w grupy wg określonego kryterium i tworzenie niezależnie funkcjonujących podsystemów;
?    dokładne przestrzeganie ustalonych obszarów decyzyjnych;
?    unikanie przeciążenia kanałów informacyjnych poprzez zwiększanie ich przepustowości, stosowanie hierarchii wysyłanych sygnałów wg kryterium ich ważności i długości czasu reakcji wyboru oraz obniżenie progu dokładności informacji :
?    upowszechnienie wysokosprawnych urządzeń technicznych i elektronicznych w procesach zbierania, przechowywania, przetwarzania i przesyłania informacji oraz przy podejmowaniu decyzji planistycznych i organizatorskich.
Właściwe rozwiązanie procesu informacyjnego ma jeszcze jeden istotny aspekt w działalności przedsiębiorstwa. Umożliwia bowiem umiejętne stosowanie zarówno-centralnego kierowania procesami i ludźmi oraz zarządzania całą działalnością, jak i decentralizację pewnych uprawnień i podejmowania decyzji na niższe szczeble.
Racjonalne wreszcie zorganizowanie procesów informacyjnych w przedsiębiorstwie stwarza przesłanki do wprowadzenia tzw. informacyjnego systemu zarządzania , będącego narzędziem sprawnego gospodarowania opartym o podejmowanie uzasadnionych ekonomicznie-decyzji. Koncepcja ta bazuje na zespole pewnej liczby informacji, dających kierownictwu przedsiębiorstwa odpowiedzi umożliwiające podejmowanie decyzji niezbędnych dla przystosowania przedsiębiorstwa do zmiennych wymogów otoczenia. Główne zadania MIS to: wychwytywanie odchyleń od stanów grożących zakłóceniami oraz wyszukiwanie ich przyczyn.